EDI-interface

Handmatig inkoopproces
zonder EDI-verbinding

Een installatietechnisch bedrijf verwerkt zijn bestellingen grotendeels handmatig. Het proces begint met de bestelling, die via verschillende kanalen, zoals e-mail of telefoon, kan worden geplaatst. Vragen over de orderstatus kunnen alleen worden beantwoord via tijdrovende nagesprekken, omdat er geen automatische statusupdate is. De leverancier voert de bestelling vervolgens in in zijn ERP-systeem – dit is de eerste onderbreking in de gegevensstroom, waardoor typefouten of verwisselde nummers kunnen ontstaan.

Orderbevestigingen, die de plantenfabrikant via verschillende kanalen kan ontvangen, moeten handmatig worden gecontroleerd. Ook de eindfacturen, die per e-mail of brief binnenkomen, worden individueel gecontroleerd en geboekt.

Kortom, de gehele orderverwerking is afhankelijk van de werkuren en beschikbaarheid van individuele medewerkers en omvat veel handmatige en vaak trage goedkeurings- en autorisatiestappen tussen verschillende afdelingen, zoals backoffice, administratie, boekhouding en inkoop. Talrijke documenten worden nog steeds afgedrukt ter verificatie en evaluaties kunnen pas worden uitgevoerd nadat de handmatige controle en gegevensinvoer in het systeem zijn voltooid.

Conclusie: Het hele proces lijkt tijdrovend en foutgevoelig.

Gedigitaliseerd inkoopproces
met EDI-verbinding

Een kunststoffabrikant heeft zijn bestelproces volledig gedigitaliseerd en profiteert van een naadloze, papierloze workflow. Bestellingen worden geplaatst in het EDIFACT/EANCOM-formaat, waardoor alle gegevens rechtstreeks naar de relevante systemen kunnen worden overgebracht zonder onderbrekingen in de media. Dankzij deze automatische gegevensoverdracht is handmatig typen overbodig, waardoor typefouten en verwisselde nummers worden voorkomen.

De orderstatus wordt automatisch bijgewerkt en is op elk moment in te zien, waardoor nabellen niet meer nodig is. Orderbevestigingen en facturen worden eveneens digitaal verzonden en automatisch verwerkt, mits er geen afwijkingen zijn. Het systeem detecteert eventuele afwijkingen direct en stuurt foutmeldingen ter controle, waardoor handmatige controles beperkt blijven tot uitzonderlijke gevallen.

Doordat het proces niet langer gebonden is aan de werktijden van specifieke personen en het systeem 24/7 beschikbaar is, wordt de orderverwerking aanzienlijk versneld. Geautomatiseerde goedkeuringsprocessen en de ontlasting van de boekhouding, backoffice en administratie zorgen ervoor dat er meer resources vrijkomen voor kerntaken. Bovendien zijn actuele analyses direct na de gegevensoverdracht beschikbaar, wat een snellere besluitvorming ondersteunt.

Conclusie: Het digitale proces is efficiënt, foutloos en bespaart veel tijd en kosten.

Option 1: 
Via elektronische catalogus

Het gezamenlijk gedefinieerde individuele productassortiment wordt door DEXIS Oostenrijk als statische elektronische catalogus aan u ter beschikking gesteld en rechtstreeks in uw ERP-systeem opgeslagen.

Option 2: 
Via OCI interface

Met een OCI-verbinding kunnen klanten productgegevens ook rechtstreeks bij de leverancier opvragen. Een combinatie van EDI en OCI biedt vele voordelen: via een OCI-verbinding hebben klanten toegang tot productgegevens, die vervolgens worden doorgestuurd naar het ERP-systeem van de klant. Het normale bestelproces van de klant bij de leverancier blijft ongewijzigd. Een EDI-verbinding maakt het mogelijk om diverse bedrijfsdocumenten elektronisch uit te wisselen tussen zakenpartners.