E-procurement oplossingen

Lagere total cost of ownership (TCO)

Onze e-procurementoplossingen verminderen zowel de handmatige inspanningen als de kans op fouten bij het bestellen, waardoor uw proceskosten tot een minimum worden beperkt. Geautomatiseerde processen en gestandaardiseerde inkoopprocedures voorkomen ongeoorloofde aankopen en verlagen de administratieve en proceskosten.

Met toegang tot 1 miljoen artikelen bieden wij een uiterst breed productportfolio voor industriële behoeften, waardoor wij leveringszekerheid en een sterke expertise in leveranciersconsolidatie kunnen garanderen. Ons productportfolio varieert van automatisering, aandrijftechnologie, rollagers en afdichtingstechnologie tot persoonlijke beschermingsmiddelen, smeermiddelen en lijmen, gereedschappen, hydraulische slangenassemblages en industriële slangen.

Met efficiënt voorraadbeheer zorgt ons serviceteam voor een snelle aanvulling – u profiteert van korte leveringsroutes en -tijden dankzij ons grote centrale magazijn, dat 50.000 artikelen op voorraad heeft. Onze kracht reikt verder dan de Belgische grenzen: samen met onze internationale DEXIS-partners implementeren we Europese leveringsconcepten en -projecten.

Uitgebreid portfolio aan oplossingen

Dankzij ons uitgebreide portfolio aan e-procurementoplossingen kunnen we voor elke behoefte en elke bedrijfsgrootte de perfecte toepassing vinden – van onze online shop tot individuele elektronische catalogi en platforms tot OCI/PunchOut-oplossingen.

Tijdbesparing

Door uw bestelprocessen te automatiseren en informatie centraal te beheren, kunt u uw tijdsbesteding aanzienlijk verminderen. Uw medewerkers zullen minder tijd besteden aan administratieve taken, waardoor ze zich kunnen concentreren op meer strategische verantwoordelijkheden. Goedkeuringsprocessen worden versneld en bestellingen kunnen met slechts een paar muisklikken worden geplaatst.

Verhoogde transparantie

Door onze elektronische inkoopsystemen en beheeroplossingen te combineren, krijgt u een volledig overzicht van het hele inkoopproces, van behoefteanalyse tot levering. Zo kunt u op elk moment de status van bestellingen, kostenplaatsen en budgetten bekijken. Daardoor kunt u zich aan het bedrijfsbeleid houden en gemakkelijker mogelijke besparingen identificeren.

Verbeterde naleving

Naleving wordt steeds belangrijker. Onze e-procurementsystemen maken het voor u gemakkelijker om u aan het bedrijfsbeleid en de wettelijke vereisten te houden. Gedefinieerde workflows en goedkeuringsprocessen zorgen ervoor dat alle aankopen voldoen aan de interne richtlijnen. Bovendien worden alle transacties gedocumenteerd en kunnen ze op elk moment worden gecontroleerd, wat de controleerbaarheid verbetert.

Data-analyse

De combinatie van e-procurement en voorraadbeheeroplossingen biedt uitgebreide analyse- en rapportagemogelijkheden, waardoor u inkoopgegevens kunt analyseren en weloverwogen beslissingen kunt nemen. Door ordergeschiedenissen te evalueren, kunt u trends identificeren en uw inkoopstrategie optimaliseren. Deze datagestuurde inzichten leiden tot een voortdurende verbetering van uw inkoopprocessen.

Handmatige inkoopprocessen
hebben kostbare gevolgen.

Een bedrijf in de voedingsindustrie heeft zijn bestelprocessen nog niet gedigitaliseerd. Als gevolg daarvan worden medewerkers ingezet voor onproductieve taken om de bestaande processen draaiende te houden. Met onregelmatige tussenpozen wordt de vraag van verschillende productgroepen, afdelingen of locaties bepaald en worden lijsten per telefoon of e-mail doorgestuurd naar de inkoopafdeling. De inkoopafdeling zoekt vervolgens de artikelen in de catalogi van verschillende leveranciers en plaatst bestellingen. Dit gebeurt online, per telefoon of per e-mail. Aangezien niet alle artikelen in de catalogi bij één leverancier kunnen worden ingekocht, zijn er talrijke bestellingen, die elk afzonderlijk moeten worden gearchiveerd. De klant ontvangt updates over de status van de bestelling – orderbevestiging en verzendingsmelding – van de verschillende leveranciers, als die er al zijn, en dan alleen via verschillende communicatiekanalen. De inkoopafdeling stuurt deze updates vervolgens door naar de medewerkers die de goederen hebben aangevraagd. Wanneer de goederen uiteindelijk aankomen, moeten de medewerkers dit bevestigen aan de inkoopafdeling. De inkoopafdeling ontvangt vervolgens de factuur van de leverancier, controleert deze, keurt deze goed en stuurt deze door naar de boekhoudafdeling voor betaling.

Veel bedrijven maken ook nog steeds gebruik van ingewikkelde formulieren en goedkeuringsprocessen, papieren leveringsbonnen of onvolwassen elektronische gegevensuitwisseling met behulp van Excel-spreadsheets. Deze processen maken de toeleveringsketen inefficiënt en beperken de effectiviteit en daarmee de flexibiliteit van een bedrijf.

De beschreven stappen worden voor elke afzonderlijke bestelling herhaald, ongeacht of het gaat om de aankoop van nieuwe apparatuur of verbruiksartikelen. Het bestelproces is voor bedrijven bijzonder duur als het gaat om het laatste, namelijk laagwaardige C-onderdelen die vaak worden aangeschaft.

Digitale inkoopprocessen
verlagen de totale bedrijfskosten.

Een machinebouwbedrijf bestelt regelmatig technische producten bij DEXIS Belgium en wil de processen zo efficiënt mogelijk maken. Om dit te bereiken, wordt een combinatie gebruikt van de OCI-interface voor productselectie en prijsonderzoek en een EDI-interface (Electronic Data Interchange) voor het plaatsen en verwerken van bestellingen.

Het machinebouwbedrijf maakt gebruik van een ERP-systeem dat zowel OCI als EDI ondersteunt. De OCI-link van DEXIS Belgium wordt als catalogus opgeslagen in het ERP-systeem van de klant, terwijl de EDI-interface is ingesteld voor elektronische gegevensuitwisseling.

Zodra een inkoper bij het machinebouwbedrijf technische producten nodig heeft, opent hij het ERP-systeem en gebruikt hij de OCI-interface om rechtstreeks toegang te krijgen tot de webshop van de technische leverancier. Met behulp van achtergrondzoekopdrachten kan hetzelfde artikel in meerdere online winkels worden opgezocht en kan de inkoper het uit een lijst met resultaten selecteren. Prijzen en beschikbaarheid zijn altijd up-to-date. Het gevulde winkelwagentje wordt vervolgens via de OCI-interface teruggestuurd naar het ERP-systeem van de klant, waar de productgegevens automatisch in het bestelproces worden geïntegreerd.

Binnen het ERP-systeem doorloopt het bestelproces van de klant nu alle noodzakelijke interne beoordelingsstappen, zoals budgetcontroles en de goedkeuringsworkflow. Zodra de bestelling is goedgekeurd, wordt deze via de EDI-interface naar DEXIS Belgium verzonden. Dankzij EDI kan de bestelling rechtstreeks in een gestandaardiseerd elektronisch formaat naar het systeem van de detailhandelaar worden verzonden, waardoor het proces aanzienlijk efficiënter en foutloos verloopt.

Na ontvangst van de EDI-bestelling verwerkt DEXIS Belgium deze automatisch in zijn ERP-systeem. Orderbevestigingen, verzendmeldingen en facturen kunnen ook via de EDI-interface worden uitgewisseld. De klant ontvangt de bijbehorende statusupdates rechtstreeks in zijn ERP-systeem en kan zo het hele bestelproces naadloos volgen.

De combinatie van OCI en EDI biedt aanzienlijke voordelen. De OCI-interface maakt een gemakkelijke en nauwkeurige productselectie mogelijk. De EDI-interface zorgt voor een snelle, geautomatiseerde en foutloze overdracht van bestellingen, orderbevestigingen en facturen. Deze automatisering en integratie optimaliseert niet alleen het inkoopproces, maar zorgt ook voor een naadloze en efficiënte samenwerking.

Over het geheel genomen leidt de combinatie van deze twee interfaces tot aanzienlijke tijdwinst, minder handmatige fouten en verbeterde efficiëntie gedurende het hele inkoopproces. De nauwe integratie van de systemen zorgt ook voor transparantie en consistentie, aangezien alle relevante informatie en statusupdates rechtstreeks terugvloeien naar het ERP-systeem van de klant. Hierdoor kunnen beide partijen profiteren van een geoptimaliseerd en sterk geïntegreerd inkoopproces.