Interface EDI

Processus d'achat manuel
sans connexion EDI

Une entreprise d'ingénierie industrielle gère ses commandes de manière largement manuelle. Le processus débute par la commande, passée par différents canaux tels que le courriel ou le téléphone. Les questions relatives à l'état d'une commande ne peuvent être résolues que par des relances téléphoniques fastidieuses, faute de mise à jour automatique. Le fournisseur saisit ensuite la commande dans son système ERP ; il s'agit de la première rupture dans le flux de données, source d'erreurs de frappe ou d'inversions de chiffres.

Les confirmations de commande, que le fabricant de la plante peut recevoir par différents canaux, doivent être vérifiées manuellement, et les factures finales, qui arrivent par courriel ou par lettre, sont également vérifiées et enregistrées individuellement.

En résumé, le traitement des commandes dépend entièrement des horaires et de la disponibilité des employés et implique de nombreuses étapes manuelles, souvent fastidieuses, d'approbation et d'autorisation entre différents services (administration, comptabilité, achats, etc.). De nombreux documents sont encore imprimés à des fins de vérification, et les évaluations ne peuvent être effectuées qu'une fois la vérification manuelle et la saisie des données dans le système terminées.

Conclusion : L’ensemble du processus semble long et sujet aux erreurs.

Processus d'achat numérisé
avec connexion EDI

Un fabricant de matières plastiques a entièrement numérisé son processus de commande, bénéficiant ainsi d'un flux de travail fluide et sans papier. Les commandes sont passées au format EDIFACT/EANCOM, ce qui permet le transfert direct de toutes les données vers les systèmes concernés, sans aucune interruption de support. Grâce à ce transfert automatique, la saisie manuelle est éliminée, évitant ainsi les fautes de frappe et les inversions de chiffres.

Le statut des commandes est mis à jour automatiquement et peut être consulté à tout moment, ce qui évite les relances téléphoniques. Les confirmations de commande et les factures sont également transmises par voie électronique et traitées automatiquement, sauf en cas d'anomalie. Le système détecte immédiatement toute anomalie et envoie des messages d'erreur pour vérification, limitant ainsi les contrôles manuels aux cas exceptionnels.

Le processus n'étant plus tributaire des horaires de travail de personnes spécifiques et le système étant disponible 24 h/24 et 7 j/7, le traitement des commandes est considérablement accéléré. L'automatisation des processus d'approbation et la simplification des tâches comptables, administratives et de back-office permettent de libérer des ressources pour les missions essentielles. De plus, des analyses actualisées sont disponibles immédiatement après le transfert des données, ce qui favorise une prise de décision plus rapide.

Conclusion : Le processus numérique est efficace, peu sujet aux erreurs et permet de réaliser des économies considérables de temps et d'argent.

Option 1: 
Via catalogue électronique

La gamme de produits individuelle définie conjointement vous sera fournie par DEXIS Austria sous forme de catalogue électronique statique et stockée directement dans votre système ERP.

Option 2: 
Via l'interface OCI

Grâce à une connexion OCI, les clients peuvent également demander des données produits directement au fournisseur. La combinaison d'EDI et d'OCI offre de nombreux avantages : une connexion OCI permet d'accéder aux données produits, qui sont ensuite transférées vers le système ERP du client. Le processus de commande habituel du client auprès du fournisseur reste inchangé. Une connexion EDI permet l'échange électronique de divers documents commerciaux entre partenaires.